In 8 stappen beter voorbereid op een crisis

Nu we midden in een grote crisis zitten, zijn veel bedrijven druk om te overleven. Sommige bedrijven staan op het punt van omvallen, andere zijn van de eerste schok bekomen en kijken nu voorzichtig hoe ze hun producten en diensten kunnen blijven aanbieden. Dit zal vragen om inventiviteit, want waar zal de markt naartoe bewegen? In een moeilijke tijd word je gevraagd de toekomst te voorspellen.

Een methode die je hierbij kan helpen is scenario planning. Scenario’s zijn alternatieve toekomstbeelden die kunnen ontstaan op basis van de keuzes van vandaag. Het zijn als het ware echte verhalen met plottwists en onverwachte gebeurtenissen.

Een goede set van scenario’s heeft ergens tussen 3 en 5 scenario’s. De praktijk heeft uitgewezen dat 5 vaak leidt tot teveel onduidelijkheid tussen de scenario’s. Bij 3 scenario’s kiezen veel mensen het gemiddelde scenario en kiezen de ‘veilige middenweg’. Het ideale aantal is dus 4.

Een set van scenario’s moet altijd zijn toegeschreven naar een specifieke organisatie. Een bekend bedrijf als Shell gebruikt al heel lang scenario planning. Hun uitgeschreven scenario’s om olieprijzen te voorspellen, zijn echter van geen waarde voor een bedrijf als Microsoft dat wil nadenken over nieuwe technnologieën.

Voldoende inhoud en detail in een scenario is belangrijk. Net zoals het doel van het ontwikkelen van de scernario’s. Beide elementen helpen om voor de handliggende hedendaagse situatie niet over het hoofd te zien. De ontwikkeling van scenario’s leidt namelijk er vaak toe om onderwerpen die graag vermeden worden, toch te bespreken. Denk bijvoorbeeld aan ‘klimaatverandering’, ‘de opkomst van online onderwijs’, ‘digitalisering’.

Scenario planning helpt je om beter voorbereid te zijn op onverwachte situaties, negatief én positief.

Het proces

Het proces van scenario planning bestaat uit acht stappen. Het eerste gedeelte is gericht op het ontwikkelen van de scenario’s. Het tweede gedeelte op het daadwerkelijk doorlopen van de scenario’s om tot conclusies te komen. Let op dat dit gehele proces behoorlijk wat tijd in beslag neemt. Het gehele proces kan wel eens 2-3 maanden kunnen kosten. De belangrijkste reden hiervoor is dat, na het inventariseren van belangrijkste elementen die een rol spelen in de organisatie en omgeving, deze factoren verder uitgewerkt moeten worden. Stel je voor dat de arbeidsmarkt van grote invloed is op een organisatie, dan zal er gedetailleerd onderzoek moeten worden gedaan naar de arbeidsmarkt en de mogelijke ontwikkelingen hiervan. De samenhang met andere factoren moet ook onderzocht worden. En dit kost tijd.

Stap 1: Probleemstelling

Het proces begint met identificeren waarop je gaat focussen. Dit is soms een hele specifieke vraag, bijvoorbeeld “Moeten we in een specifieke technologie investeren?” En in andere gevallen is dit een globale vraag “Hoe zal de markt naar trainingen zich ontwikkelen in Nederland na de coronacrisis?”

Stap 2: Key factors

Nadat het centrale probleem helder is, begin je met het opstellen van een lijst van alle factoren die van belang zijn bij het centrale probleem. Het beste werk je in een team om te brainstormen. In het begin zal je merken dat je “voor-de-hand-liggende” factoren vindt. Hoe verder je komt, zeg na 20 of 30 factoren, kom je tot de meer verborgen factoren. Geef dus niet te snel op!

Stap 3: Externe factoren

De volgende stap is om te focussen op externe factoren die een rol spelen. Een veel gebruikte methode hiervoor is de PESTLE-methode. PESTLE staat voor Political, Economical, Social, Technological, Legal, Environmental factors. Ook hier geldt om niet alleen in bedreigingen te denken, maar ook in kansen. Ook hier zal je merken dat pas bij 60 of meer factoren het lastiger wordt. Dat klinkt als heel veel, maar met een goed team moet dit zeker lukken.

Stap 4: Kritieke onzekerheden

Nu komt een van de moeilijkere stappen in het proces. De vorige twee stappen hadden een ‘vrij’ karakter. Door brainstorming wil je namelijk zoveel mogelijk factoren vinden. In deze stap wil je uitvinden wat de belangrijkste onzekerheden zijn voor de toekomst. Dit bereik je bijvoorbeeld door de factoren te clusteren en te stemmen. Uiteindelijk wil je eindigen met de twee belangrijkste onzekerheden.

Stap 5: Scenario Matrix

Voorbeel Scenario Matrix

Nu je de twee belangrijkste onzekerheden hebt geïdentificeerd, maak je een matrix met twee assen. Elke as staat voor een van de twee onzekerheden. En de uiteinden staan de extremen van deze onzekerheid. Is prijs bijvoorbeeld een onzekerheid? Dan is dit een van de assen, met aan het ene uiteinde extreme prijsstijging en aan aan het andere extreme prijsdaling. Op deze manier creëer je dus 4 segmenten, die voor 4 verschillende scenario’s staan.

Stap 6: Scenario-uitwerking

Het eerste gedeelte van het proces is na stap 5 afgerond. Nu begint het werk om de scenario’s daadwerkelijk uit te werken. Een scenario is eigenlijk een verhaal. Een creatieve manier om dit te doen in groepsverband, is het maken van voorpagina’s van kranten. Iedere deelnemer maakt zijn eigen voorpagina gebaseerd op het scenario. Alle krantenkoppen zijn dan vervolgens input om het scenario verder uit te werken. Bereid je voor dat dit uitwerken soms weken kan duren. Gedegen onderzoek en analyse is namelijk nodig om tot een realistische uitwerking te komen.

Stap 7: Implicaties en strategische opties

Nadat de scenario’s af zijn, kan je een nieuwe workshop beleggen. In deze workshop spelen we de scenario’s uit. Je probeert te achterhalen welke strategische opties er zijn om het scenario te doorstaan als onderneming. Er zullen logische opties ontstaan, deze kan je snel doorvoeren. Andere opties blijken valide te zijn in alle scenario’s. Dit zijn dus aspecten die voorspelbaar zijn. Alle niet voorspelbare zaken bundel je als mogelijke alternatieven samen.

Stap 8: Indicatoren om je heen

Wat nu interessant is, is om te kijken of je in de daadwerkelijke wereld signalen kunt ontdekken die wijzen naar een van de scenario’s die je uitgewerkt hebt. Zoek naar innovatieve klanten of gebruikers in de markt. Zijn er misschien nieuwsartikelen die een bepaalde nieuwe technologie bespreken? Op basis van dit soort signalen, kan je vervolgens vaststellen welk scenario dus realiteit lijkt te worden, en welke bijbehorende strategie dus de voorkeur zou moeten hebben.

Natuurlijk is de kans dat een specifiek scenario precies zo verloopt in de werkelijkheid niet groot. Het is dan ook aan te raden om je tot op zekere hoogte voor te bereiden op al je gemaakt scenario’s. Op deze manier kom je minder snel voor verrassingen te staan.

Zoals je ziet hoef je geen expert te zijn om scenario planning toe te passen. In feite is het simpelweg je gezonde verstand gebruiken. Toch zijn er veel valkuilen op de weg. Het vergt ervaring om deze te ontwijken. Een goede facilitator is onmisbaar om het tot een succes te maken.

De crisis waar we nu in zitten is als geen andere. Maar elke crisis is uniek. Hoe bereid jij voor op de volgende?