Principes in ITIL. Als het voor de hand ligt, schrijf het op.

De nieuwe versie van ITIL spreekt in een van de hoofdstukken over principes. Deze principes waren al geïntroduceerd in een niet veel gelezen publicatie, ITIL Practioner genaamd. Maar wat maakt een principe nou bruikbaar voor jouw organisatie?

Principes zijn niet iets nieuws. Niet binnen de IT en zeker niet in het bedrijfsleven. Ik persoonlijk moet aan enterprise architectuur denken bij het horen van principes. En denkend aan architectuur schieten mij de drie basisprincipes van de Romeinse schrijver Vitruvius te binnen firmitas (stevigheid), utilitas (gebruiksvriendelijkheid) en venustas (schoonheid).

Maar nu even terug naar de hedendaagse tijd, en dan specifiek naar de principes binnen ITIL. ITIL maakt het leven iets makkelijker, want het beschrijft zelf 7 principes. Natuurlijk kan je deze principes klakkeloos overnemen voor je eigen organisatie. Op zich niks mis mee. ITIL geeft ook aan dat de principes universeel toepasbaar zijn.

Toch mist er iets naar mijn idee bij deze principes. In de eerste trainingen in ITIL4 was een vaak gehoorde reactie: “Mooie principes, en nu? Hoe pas ik ze toe?” En helaas helpt het ITIL Foundation boek hier niet echt bij. Er worden wat algemene handreikingen gegeven, maar daar stopt het. Op zich ook niet onlogisch. Kan je van zo’n boek verwachten dat ze voor jouw specifieke bedrijf even opschrijven hoe jij ze moet toepassen? Ik denk het niet. Wat ze wel hadden kunnen opschrijven, is hoe je principes verder uitwerkt. Vandaar heb ik hier een aantal tips voor je.

Ten eerste, mocht je ervoor kiezen om niet alleen de principes van ITIL te gebruiken, maar ook je eigen principes te gebruiken, dan kan je de volgende vuistregel gebruiken. “Is het te voordehand liggend om het op te schrijven, dan heb je een goed principe”. heldere, en onweerlegbare principes helpen bij het maken van beslissingen.

Ten tweede waar kan je ze dan vinden? Een goed beginpunt is de missie en visie van de organisatie. In dit document staan vaak de kernwaarden beschreven. Dat kan als tweede bron dienen. Er zijn nog veel meer bronnen te vinden. Eigenlijk kan je principes indelen in 3 categorieën.

• Regels die onvermijdbaar zijn, bijvoorbeeld de zwaartekracht
• Regels die opgelegd zijn, bijvoorbeeld de privacywet, of belastingregels
• Richtlijnen zijn eigenschappen van een systeem die bijdragen aan het operationele gedrag van het systeem, Een voorbeeld zou bijvoorbeeld kunnen zijn om de cruise control zo veel mogelijk te gebruiken, omdat dit de beiligheid ten goede komt.

Wat is een goede manier om ze op te schrijven? Hier zou ik de ideeën van TOGAF kopiëren. En die schrijven dat een principe uit 4 onderdelen bestaat, namleijk

• De naam
• De Stelling
• De rationale
• De implicaties

Op deze manier heb je niet alleen een mooie ‘one-liner’, maar ook de reden waarom je het principe hanteert én wat de implicaties binnen je organisatie zijn. Dat maakt het een stuk makkelijker om ze in de praktijk toe te passen.

Wil je meer weten over het gebruik van principes binnen service management? Heb je andere vragen over ITIL4 of servicemanagement? Kom naar een van onze ITIL 4 trainingen.

Bronnen:

TOGAF Version 9.1, Authors: Van Haren; Van Haren; The Open Group (cor); The Open Group (cor),

Enterprise Architecture Creating Value by Informed Governance, Authors: Op’t Land, M., Proper, E., Waage, M., Cloo, J., Steghuis, C.,